Innkjøp og anskaffelser

Som offentlig virksomhet må vi følge anskaffelsesregelverket, statlige krav og interne føringer. Det betyr at anskaffelsene skal være åpne, rettferdige, etterprøvbare og tilpasset behovet.

Vi har utarbeidet en strategi som gjelder alle anskaffelsene våre. Den gir overordnet retning for hvordan vi skal dekke behov, kjøpe varer og tjenester og følge opp avtaler. Strategien bygger på en vurdering av anskaffelsesporteføljen, vesentlige risikoer og forbedringsbehov.

Utgangspunktet vårt

Forskningsrådets anskaffelser er særlig knyttet til IT-drift, vedlikehold og lisenser, IKTkonsulenttjenester, forretnings- og organisasjonsrådgivning samt kommunikasjon og formidling. Dette gir særskilte behov for god behovsprøving, økonomisk kontroll, sikkerhet, personvern og aktiv
oppfølging av leverandører og avtaler.

Det er viktig for oss å styrke avtalelojaliteten, kvaliteten på kostnadsanslag og økonomisk oppfølging,
kontraktsforvaltningen og bruken av analyser i planleggingen av anskaffelsesporteføljen.

Ambisjon

Forskningsrådets anskaffelser skal bidra til måloppnåelse og til at vi løser samfunnsoppdraget. Derfor skal anskaffelsene være riktige, effektive, godt styrt og kontrollert, ansvarlige og sikre.

Fire mål for anskaffelsene

1 Riktige anskaffelser

Vi skal tidlig vurdere behovet som skal dekkes, forventet verdi, markedet, risikoen og om eksisterende
avtaler kan brukes. Det betyr at vi skal:

• bruke behovs- og markedsinnsikt til å velge gode og fremtidsrettede varer og tjenester
• vurdere kostnader og forventede gevinster gjennom hele kontraktens levetid
• velge anskaffelsesform og krav som passer til behovet, slik at vi får gode tilbud når kravene er
  tydelige, og åpner for nye og innovative løsninger når markedet kan bidra til bedre
  behovsdekning

2 Effektive anskaffelser

Prosessene for å anskaffe varer og tjenester skal være brukerorienterte, tydelige og enkle å bruke, både for Forskningsrådet og for leverandørene. Anskaffelsesprosessen skal oppleves forutsigbar og gi behovseiere og bestillere nødvendig støtte gjennom hele anskaffelsen. Prosessene skal tilpasses anskaffelsens verdi, risiko og kompleksitet. Det betyr at vi skal:

• til enhver tid ha oppdaterte prosessbeskrivelser for hva som skal gjøres og av hvem
• planlegge anskaffelser i god tid og samordne behov på tvers av Forskningsrådet
• bruke statlige fellesavtaler gjennom Statens innkjøpssenter, Sikt-avtaler og andre standardiserte
  løsninger der det er hensiktsmessig
• bruke digitale verktøy, data og kunstig intelligens for å bidra til bedre beslutninger og mindre
  tidsbruk

3 God styring og kontroll

Vi skal ha oversikt over hva vi kjøper, hvilke avtaler vi bruker, og om anskaffelsene gir forventet verdi. Det betyr at vi skal:

• tydeliggjøre roller og ansvar både mellom Forskningsrådet og leverandører gjennom hele
  kontraktens levetid og innad i Forskningsrådet
• følge opp avtalene systematisk, med vekt på kostnader, leveranser og risiko, og styre
  leverandørporteføljen slik at vi bruker inngåtte avtaler og samler volum hos valgte leverandører
• bruke styringsinformasjon til prioritering, læring og forbedring for hele virksomheten

4 Ansvarlige og sikre anskaffelser

Vi skal ivareta relevante samfunnshensyn på en forholdsmessig og etterprøvbar måte, med størst
innsats der risikoen og muligheten for effekt er størst. Det betyr at vi skal:

• stille krav til relevante samfunnshensyn i anskaffelsene og følge opp at kravene bidrar til ønsket
  effekt
• følge opp kontraktsvilkår og reagere ved brudd

Samfunnshensyn og prioriteringer

I tråd med anskaffelsesloven skal Forskningsrådet ivareta relevante samfunnshensyn i anskaffelsene, blant annet klima og miljø,
menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, universell utforming, sikkerhet og personvern. Hensynene skal vurderes der de er relevante for anskaffelsen, og prioriteres der risikoen er størst eller der krav og oppfølging kan gi størst effekt.

Klima, miljø og sirkularitet

I tråd med anskaffelsesregelverket skal klima- og miljøhensyn vurderes i alle anskaffelser, og som hovedregel vektes eller ivaretas gjennom krav der anskaffelsen har klima- eller miljøpåvirkning. Vi skal prioritere tiltak der anskaffelsen har vesentlig klimaavtrykk eller miljøbelastning, blant annet gjennom redusert forbruk, lengre levetid, ombruk og relevante krav til varer og tjenester.

Sikkerhet, beredskap og personvern

Ved kjøp av IKT, skytjenester, programvare og konsulenttjenester skal vi vurdere om anskaffelsen kan påvirke sikkerhet, beredskap eller personvern. Det innebærer blant annet å vurdere hvem som får tilgang til data, hvor data behandles, hvor avhengige vi blir av leverandøren, og hvordan vi sikrer drift, kontroll, dokumentasjon og sporbarhet.

Menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Ved kjøp av IKT-utstyr og andre varer med globale verdikjeder skal vi vurdere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører, underleverandører og andre relevante ledd i verdikjeden. Ved tjenestekjøp skal vi stille og følge opp relevante krav til lønns- og arbeidsvilkår, skatteforhold, betaling via bank, lærlinger og bruk av underleverandører der regelverket krever det.

Universell utforming

Forskningsrådets anskaffelser skal bidra til at varer og tjenester som brukes av mennesker, er tilgjengelige for personer med ulike forutsetninger og behov. Universell utforming skal vurderes som et relevant hensyn når vi beskriver behov og stiller krav.

Innovasjon og konkurranse

Forskningsrådet skal bruke anskaffelser som et virkemiddel for innovasjon når det er relevant. Når behovet er komplekst, nytt eller i utvikling, skal vi vurdere om markedet kan bidra med nye løsninger gjennom dialog, utforskning og innovative anskaffelsesprosesser. Vi skal beskrive behov fremfor løsninger når dette kan bidra til bedre måloppnåelse og økt verdiskaping.

Gjennomføring og oppfølging

Strategien skal være en del av Forskningsrådets ordinære styring. Den følges opp gjennom prioriteringer, tydelige ansvarsforhold, interne arbeidsprosesser og en handlingsplan. Konkret oppfølging, kontroll og rapportering fastsettes
og vedlikeholdes internt.

Slik følger vi opp strategien

• Vi prioriterer intern oppfølging, kontroll og forbedring ut fra verdi, risiko, vesentlighet, analyser og
  kontrollfunn.
• Vi følger utviklingen gjennom et begrenset sett med indikatorer for blant annet avtalelojalitet,
  avtaledekning, kontraktsoppfølging og etterlevelse
• Vi sørger for nødvendig kompetanse hos ledere, behovseiere, bestillere og medarbeidere som
  deltar i anskaffelser
• Vi evaluerer resultater og effekter og justerer prioriteringer og praksis ved behov
• Vi rapporterer på utviklingen i tertialrapporteringen til ledelsen og til styret

Ansvar og gyldighet

Ledelsen har det overordnede ansvaret for at strategien blir fulgt opp. Ledere og avtaleeiere har ansvar for egne behov, anskaffelser og avtaler, mens anskaffelsesfunksjonen har ansvar for å støtte virksomheten med metode, kompetanse, styringsinformasjon og samlet oppfølging.

Strategien gjelder fra vedtakstidspunktet. Den evalueres regelmessig og revideres ved vesentlige endringer i regelverk, virksomhetens behov, leverandørmarkedet eller risikobildet, og minst hvert fjerde år.

Åpenhet

Strategien er offentlig tilgjengelig. Åpenhet om mål og prioriteringer skal bidra til forutsigbarhet for leverandørene og tillit til hvordan Forskningsrådet bruker offentlige midler.

Last ned strategien

Last ned strategien som pdf.